Das papierlose Büro ist in aller Munde, denn es bietet für Unternehmen und Privatpersonen viele Vorteile. An erster Stelle ist da natürlich der Umweltschutz zu nennen. Gemäß der Bundesregierung hat jeder Deutsche um Jahr 2018 über 241KG Papier verbraucht. Und wenn man dann bedenkt, dass für die Herstellung eines(!) Din-A4-Blattes 10 Liter Wasser benötigt werden ist klar, dass das die Umwelt enorm belastet.
Ein weiterer Vorteil – besonders für Unternehmen – ist, dass man durch papierlose Prozesse Kosten einsparen kann. Das Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner schätzt, dass Unternehmen 1 bis 3 % ihres Umsatzes für das Drucken von Dokumenten ausgeben. Und in dieser Berechnung fehlen noch die Kosten für das Papier selbst, die Ablage, Versand und Aufbewahrung.
Auch die Sicherheit wird durch das Verwenden von digitalen Dokumenten anstatt Akten und Ordnern erhöht. Die Sicherung von digitalen Daten ist durch Cloud-Speicher, Firmen-Server und auch USB-Sticks einfach und kostengünstig. So können Dokumente an mehreren Orten abgelegt werden und sind auch jederzeit verfügbar. Eine Wiederherstellung von Daten ist ebenfalls einfacher und beeinträchtigt die laufenden Geschäftsprozesse nicht.
Im Arbeitsalltag ist der Umgang mit digitalen Dokumenten mittlerweile üblich, so dass Sie mit dem Konzept des papierlosen Büros auch Ihre Effizienz steigern können. Die Kunden- und Mitarbeiterkommunikation wird vereinfacht, der Zugriff auf Dokumente kann zentralisiert werden und die Ablage wird revisionssicher.
Vorteile in der Übersicht
- Umweltschutz
- Kostensenkung
- Sicherheit
- Effizienz-Steigerung
Bei so vielen Vorteilen des papierlosen Büros möchten wir Ihnen hier nun einige einfach Ideen und Produkte zeigen, damit Sie dieses Konzept umsetzen können, oder auch durch intelligente Werbegeschenke Ihren Kunden vermitteln können.
USB Sticks direkt für den Aktenordner
Die folgenden USB Sticks können Sie direkt als Datenträger für Ihre Ablage oder die Archivierung in einem Aktenordner ablegen. So können Sie die alten Methoden und Vorgehensweisen einfach mit den neuen kombinieren. Eine schrittweise Digitalisierung ist so unkompliziert realisierbar.
Ein weiterer Vorteil ist natürlich, dass Sie auf einem USB Stick auf kleinem Raumvolumen deutlich mehr speichern können als dies mit einem Aktenablagesystem möglich ist. Das Archiv braucht also weniger Platz. Und da die digitalen Datenträger auch nicht mit dem Internet verbunden sind, können Sie auch nicht gehackt werden.
USB Stick ORDNER
- USB Stick zum Abheften und Archivieren im Aktenordner
- ausgezeichnetes Produkt: PSI 1st Winner 2018
- mit kleinen Klebe-Notizzetteln
- Bügel und USB-Stick mit Ihrem Design und Logo bedrucken
USB Stick BACKUP
- funktioneller USB Stick als Datenspeicher-Backup
- zum Archivieren von großen Datenmengen
- als Schlüsselanhänger geeignet
- mit GRATIS Logo-Druck ab 100 Stk. bestellen
Archiv Hülle
- selbstklebend und transparent
- ideal für Präsentationsmappen, Ordner und vieles mehr!
- 3-in-1: Aufbewahrung, Ordnungshelfer und Verpackung für USB Visitenkarte
USB Sticks zur Archivierung oder Weitergabe
Wenn Sie den nächsten Schritt zur vollen Digitalisierung gehen möchten, können Sie ebenfalls USB Sticks nutzen - z.B. zur Archivierung, für Handbücher, Bedienungsanleitungen oder Manuals, für Kataloge oder Vertragsunterlagen.
Die Vorteile sind, dass USB Sticks viel kleiner und handlicher sind als gedruckte Medien. Außerdem sind Aktualisierungen viel einfacher umzusetzen - einfach Daten überschreiben.
Die Daten auf einem USB-Stick bleiben in der Regel ca. 10 - 30 Jahre erhalten. Datenträger, die lediglich zur Archivierung von digitalen Daten genutzt werden, sind besonders langlebig. Je seltener die Daten auf dem Stick überschrieben werden, desto länger hält er.